Joukkuetapaamisten järjestäminen on kova tehtävä, varsinkin kun järjestäjä toteaa, että ei ole hyvää aikaa, jolloin kaikki voivat tavata. Ongelma voidaan kuitenkin minimoida siinä määrin Outlookin äskettäin käyttöön otettu toiminto Esitä uusi aika. Käyttäjät, jotka käyttävät Microsoft Outlookin työpöytäversioita, saattavat tuntea tämän ominaisuuden. Se on ominaisuus, jonka avulla osallistujat voivat tarkistaa, että kaikki, myös itse, ovat ilmaisia, joten järjestäjä voi järjestää kokouksen helposti ja ilman paljon vaivaa.
Kaikkien osallistujien on tehtävä, on kohteliaasti hylätä ehdotettu aika kokoukseen ja ehdottaa muita sopivaa aikaa kokouksen järjestäjän harkitsemaan. Järjestäjä voi sitten hyväksyä parhaan aikataulun uuden ehdotuksen ja pian pian uudelleen aikataulun kokouksen.
Outlookin ehdotus uuden ajan toiminto toimii
Ensinnäkin kokousjärjestäjä lähettää pyynnön kaikille osallistujille. Kun olet saanut kokouspyynnön, hakijat voivat löytää erilaisia vaihtoehtoja (tentatiivinen, hylätä ja ehdottaa uutta aikaa), joka on listattu tavallisen 'Hyväksy' -painikkeen vieressä Mail-osiossa.
Jos kokoukselle ehdotettu aika on ristiriidassa. Osallistuja voi yksinkertaisesti klikata ehdottaa uutta aikaa -painiketta joko kutsusta tai itse kalenteritapahtumasta.
- Hyväksy ja ehdota uutta aikaa
- Suunnitella ja ehdottaa uutta aikaa
- Hylkää ja ehdota uutta aikaa.
Kun olet valinnut jonkin kolmesta ehdottaa uutta aikaa -asetusta, avautuu virtaviivaistettu näkymä ajoituksen avustajasta.
Kun uusi ajoitus valitaan kokoukselle, järjestäjä voi lähettää päivitetyn kutsun kaikille osallistujille.
Lähde.
