Alla olevat ohjeet koskevat Microsoft Word-, PowerPoint-, Excel- ja Access 2016 -ohjelmaa, mutta prosessin pitäisi olla samanlainen muissa Office-versiossa.
Kuinka turvallinen on Microsoft Officen salasanasuojaus?
Microsoft Officen salasanasuojausominaisuudet ovat menettäneet huonoa rapia aiemmin. Office 95: sta Office 2003: een salausjärjestelmä oli erittäin heikko. Jos sinulla on asiakirja, joka on suojattu salasanalla Office 2003: lla tai aiemmalla versiolla, salasanaa voidaan helposti ja nopeasti ohittaa laajalla salasanakojeohjelmalla.
Office 2007: lla Microsoft sai vakavampaa turvallisuudesta. Office 2007 siirtyi Advanced Encryption Standard (AES) -järjestelmään 128-bittisellä avaimella. Tätä pidetään yleisesti turvallisena ja se tarkoittaa, että Office käyttää nyt todellista ja vahvaa salausta asiakirjojen suojaamiseksi salasanan asettamisen yhteydessä. Testasimme PDF-salausominaisuuden ja havaitsimme, että se käyttää 128-bittistä AES-salausta Office 2016: ssa.
On olemassa kaksi suurta asiaa, jotka sinun on varottava. Ensinnäkin vain salasanat, jotka täysin salaavat asiakirjan, ovat turvallisia. Toimiston avulla voit myös asettaa salasanan tiedostojen teorian "Rajoita muokkaamista" varten, jolloin käyttäjät voivat tarkastella tiedostoa mutta ei muokata sitä ilman salasanaa. Tämäntyyppinen salasana voidaan helposti säröillä ja poistaa, jolloin käyttäjät voivat muokata tiedostoa.
Myös Office-salaus toimii vain hyvin, jos tallennat moderniin dokumenttimuotoon, kuten.docx. Jos tallennat vanhoihin asiakirjamuotoihin, kuten.doc, jotka ovat yhteensopivia Office 2003: n ja aikaisempien kanssa, Office käyttää vanhempaa, ei-suojattua salausversiota.
Mutta niin kauan kuin tallennat tiedostojasi nykyaikaisiin Office-muotoihin ja "Salaa salasanalla" -vaihtoehdon "Muokkaa rajoituksia" -asetuksen sijasta, asiakirjasi on oltava turvallisia.
Salasanan suojaaminen Office-asiakirjan avulla
Voit suojata Office-asiakirjan salasanalla ensin avaamalla sen Word-, Excel-, PowerPoint- tai Access-ohjelmalla. Napsauta "Tiedosto" -valikkoa näytön vasemmassa yläkulmassa. Napsauta Info-ruudussa "Suojaa asiakirja" -painiketta ja valitse "Salaa salasanalla".
Painike on nimeltään vain "Suojaa asiakirja" Microsoft Wordissa, mutta se on nimetty samanlaiseksi muissa sovelluksissa. Etsi "Suojaa työkirja" Microsoft Excelissä ja "Suojaa esitys" Microsoft PowerPointissa. Microsoft Accessissa näet Info-välilehdellä salatun salasanan -painikkeen. Vaiheet toimivat samalla tavalla.
HUOMAUTUS: Jos haluat vain rajoittaa asiakirjan muokkaamista, voit valita "Editoinnin rajoittaminen", mutta kuten sanottu, se ei ole kovin turvallinen ja helposti ohitettavissa. Sinun on parempi salata koko asiakirja, jos voit.
Varoitus: Et menetä asiakirjan käyttöoikeutta, jos unohdat salasanasi, joten pidä se turvallisena! Microsoft suosittelee kirjoittamaan asiakirjan nimen ja salasanan ja säilyttämään sen turvallisessa paikassa.
Kun avaat asiakirjan seuraavan kerran, näet "Enter password for open file" -ruudun. Jos et anna oikeaa salasanaa, et pysty katselemaan asiakirjaa lainkaan.
Salasanasuojattujen PDF-tiedostojen luominen
Voit myös viedä Office-dokumentin PDF-tiedostoon ja salasanalla suojata kyseisen PDF-tiedoston. PDF-dokumentti salataan salasanalla, jonka annat. Tämä toimii Microsoft Wordissa, Excelissä ja PowerPointissa.
Avaa asiakirja napsauttamalla "Tiedosto" -valikkopainiketta ja valitse "Vie". Napsauta "Luo PDF / XPS" -painiketta, jos haluat viedä asiakirjan PDF-tiedostona.
Kun olet valmis, kirjoita nimi PDF-tiedostolle ja napsauta "Julkaise" -painiketta. Office vie asiakirjan salasanalla suojattuun PDF-tiedostoon.
Varoitus: Et pysty katselemaan PDF-tiedostoa, jos unohdat salasanan. Muista seurata sitä tai menetät PDF-tiedoston käyttöoikeuden.
Tämä ominaisuus voi auttaa suojaamaan erityisen arkaluonteisia asiakirjoja, varsinkin kun tallennat ne USB-asemaan tai online-tallennuspalveluun, kuten Microsoft OneDrive.
Koko levyjen salaus, kuten Device Encryption ja BitLocker Windows-tietokoneessa tai Mac FileVaultissa, on turvallisempi ja kivuliaampi tietokoneesi kaikkien asiakirjojen suojaamiseksi, etenkin jos tietokone on varastettu.
