Kuinka luoda ja hallinnoida yhteystietoja Outlook 2013: ssa

2024 Kirjoittaja: Geoffrey Carr | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:56

Outlook ei ole kovinkaan hyödyllinen, jos sinulla ei ole yhteystietoja. Varmista, että voit syöttää sähköpostiosoitteita, mutta se on aikaa vievää ja virheellistä. On parempi, että yhteystiedot ovat jo Outlookissa, joten voit piirtää pikaviestin vain muutamalla napsautuksella.

Tuoreessa artikkelissa keskustelimme siitä, miten aloitamme Outlookin käyttämisen, ja tänään haluamme laajentaa sen koskemaan myös yhteystietojen käsittelyä. Yhteystietosi ovat Outlookin käyttökokemuksen keskipiste, ne, joiden kanssa olet vastaamatta ja miten käytät sovellusta.

Kuten voit odottaa, voit tehdä paljon yhteystietojen hallintaa Outlookin kanssa ja ottaa osoitekirja käyttöön ennen kuin alat käyttää sitä, on paljon järkeä.

Osoitekirjan luominen

Jos haluat aloittaa yhteystietojen hallinnan, sinun pitää ensin avata People-tila, jotta voit työskennellä. Osoitekirjaan voi lisätä useita yhteystietoja. Alussa voit todennäköisesti tuoda osoitekirjaasi toiselta lähteeltä, kuten webmail- tai muuhun sähköpostiohjelmaan.

Huomaa, että jokaiselle sähköpostiosoitteellesi on osoitekirja. Tässä nimenomaisessa tilanteessa meillä on paikallinen osoitekirja paikalliselle Outlook-datatiedostollemme, ja meillä on toinen sähköposti-tiliimme liitetty.

Joka tapauksessa meidän on katettava perusasiat niin, että jos sinulla ei ole tuoda maahan osoitekirjaa, voit aloittaa yhteystietojen lisäämisen manuaalisesti. Seuraavassa kuvakaappauksessa näemme uuden osoitekirjan osan, joka on täysin tyhjä nyt.

Aloita klikkaamalla "Uusi yhteystieto" -painiketta ja avautuu uusi kontaktiikkuna. Ensimmäinen asia, joka saattaa hyppää sinuun, on kuinka kiireinen se näyttää, mutta se ei pelkää, jos näet monien ominaisuuksien takana nauhan, näet, että se on melko vakio, ajettava yhteystietomuoto.

Let's leikata chase sitten ja muodostaa yhteyden How-To Geek täyttämällä asianmukaiset arvot. Voit myös lisätä kuvan, mikä on tarpeetonta, mutta silti mukava kosketus heikkoon, tylsään osoitekirjaan.

Kun olet syöttänyt yhteystietosi tai yhteystietosi, haluat joko klikata "Tallenna &Sulje" tai voit napsauttaa "Tallenna ja uudet" saadaksesi toisen yhteyshenkilön. Tehdään niin. Meillä on mahdollisuus valita uuden yrityksen tai uuden yhteyshenkilön luominen samalle yhtiölle.

Tässä tapauksessa valitsimme jälkimmäisen säästämään aikaa kirjoittamiseen, jonka jälkeen klikkaamalla "Tallenna &Sulje" paljastetaan uudet osoitekirjaamme.

Ei ole huono, meillä on jo kaksi yhteyttä, joihin voimme lähettää sähköpostia, mutta ihminen on aikaa vievää. Olisi paljon helpompaa, jos voisimme siirtää yhteystietoja toisesta lähteestä Outlookiin.

Jos käytät webmail-palvelua tai muuta, yhteystiedot ovat todennäköisimmin siellä ja ne on tuotava Outlookiin. Jos haluat kirjoittaa jokaisen yhteystiedon yksitellen, olet varmasti tervetullut tekemään niin, mutta suosittelemme tärkeimpien yhteystietoluetteloiden tuontia, riippumatta siitä, onko kyseessä Thunderbird tai Gmail tai jokin muu sähköpostipalvelu.

Yhteystietojen tuominen ja vieminen

Riippumatta siitä, käytätkö Gmailia tai Yahoo Mailia? Tai sinulla on vuodesta 1997 lähtien ollut sähköpostitili, jota olet huolellisesti säilyttänyt ja ylläpidetty, yhteystietosi ja kaikki, voit joutua välttämättä laittaa yhteystietoja Outlookin yhteystietoihisi.

Voit tehdä tämän viemällä yhteystiedot toiseen lähteeseen ja tuomalla ne sitten Outlookiin. Normaalisti tämä on helppo saavuttaa yksinkertaisesti päästäksesi sähköpostitilisi tai asiakkaan asetuksiin tai vaihtoehtoihin ja valitsemaan sitten vientikonttien vaihtoehdon.

Tavallisesti sitten sinun tarvitsee vain tuoda ne Outlookiin. Tämä on melko yksinkertainen prosessi, ja se on samanlainen useimmissa sähköpostisovelluksissa. Suosittelemme lukemaan artikkelimme, joka kertoo miten viedään ja tuodaan yhteystietoja Outlookiin ja päinvastoin.

vCard? Mikä on vCard?

Olet saattanut kuulla vCard-kortteja (Virtual Card File tai.VCF), ehkä olet saanut yhden tai käyttää sitä. vCards ovat vakiomuotoisia sähköisiä käyntikorttimuotoja, joita voit vaihtaa muiden kanssa esimerkiksi sähköpostin allekirjoituksen tai liitetiedoston avulla.

Riippumatta, voit käsitellä vCardeja Outlookissa useilla tavoilla. Todennäköisin skenaario on se, että sinun on ehkä tuettava yhteyshenkilö tai vietävä vCard-korttiin. How-To Geek on täydellinen kuvaus tästä prosessista, joka nopeuttaa sinua nopeasti.

Joskus vCard-tiedostoon voi tallentaa useita vCard-tiedostoja. Jos yrität muuntaa tämän tiedoston, vain tiedoston ensimmäistä vCardia tuodaan. Tämän rajoituksen voittamiseksi sinun on ensin muunnettava.CSV-tiedosto ja tuoda se sitten Outlookiin. Suosittelemme lukemaan tämän artikkelin täydellisen kuvauksen kyseisestä prosessista.

Lopuksi voit viedä kaikki yhteystietosi yksittäisiin vCard-kortteihin tai yhteen ainoaan master-vCard-korttiin, kuten edellisessä kappaleessa on kuvattu. Jälleen kerran meillä on hieno opetusohjelma siitä, miten tehdä tämä, joten sinun pitäisi olla nopeus saada vCards Outlookin sisällä ja ulos suhteellisen helposti.

Luo ja hallinnoi yhteysryhmiä

Keskustellaan nyt ryhmistä, koska voimme nopeasti viedä viestin tiettyyn ryhmään sieluja. Varmistaa, ettet unohda sisällyttää ketään ja säästää kirjoittamasta jokaista nimeä To: -kenttään.

Voit määrittää kontaktiryhmän napsauttamalla nuolta uudesta kontaktiryhmästä.

Kun olet avannut, sinun on ensin päätettävä, mitä haluat soittaa ryhmälle (tässä me nimeämme "CES 2015") ja napsauta sitten "Lisää jäseniä" ja valitse "Outlookin yhteystiedot". Voit myös luoda uuden yhteystiedon lentää tai valitse toinen osoitekirja, kuten jos haluat sisällyttää ihmisiä yrityksen hakemistoon.

Valitse luettelosta ryhmämme jäsenet. Muista, että voit valita jäsenet pitämällä CTRL-näppäintä ja napsauttamalla jokainen jäsen. Riippumatta siitä, kun haluat lisätä uusia jäseniä, valitse nimi tai nimet ja napsauta "Jäsenet ->" -painiketta, joka lisää ne ryhmään.

Kun olet valmis, klikkaa OK.

Sinut palautetaan ryhmien hallintaan, jossa voit tarkastella uuden ryhmän jäseniä ja tehdä muita muutoksia. Voit esimerkiksi lähettää ryhmän Vcard- tai Outlook-yhteyshenkilönä, lisätä ryhmän muistiinpanoja, lähettää koko ryhmälle sähköpostia tai luoda kokouksen vain niille ryhmälle.

Meidän tapauksessamme aiomme vain klikata "Tallenna &Sulje" luodaksemme virallisen ryhmän ja palaamme tärkeimpään Outlook-ikkunaan. Näemme nyt uuden ryhmän yhteystietoluettelomme, jota kutsutaan ryhmäkuvakkeella. Oikealla näet ryhmän jäsenen ja siinä on kuvakkeita, joilla voit tehdä toimia. Tässä esimerkissä on käytettävissä vain sähköpostikuvake sekä "Muokkaa" -painike.

Huomaa, että nopein tapa lähettää ryhmälle sähköpostia on yksinkertaisesti kirjoittamalla sen nimi Vastaanottaja: -kenttään, joten tässä tapauksessa voisimme kirjoittaa "CES 2015" ja Outlook osaisi lähettää viestin kaikille kyseiselle ryhmälle.

Ihmisten asetukset

Jos valitset "Tiedosto -> Asetukset", voit määrittää Outlookin useilla tavoilla useissa eri luokissa.

Tässä on ihmisesi vaihtoehtoja. Toisin kuin muut Outlookin vaihtoehtojen luokat, People-vaihtoehdot ovat harvoja ja melko helppoa lajitella.

Tämän vaihtoehdon avulla voit päättää, miten nimet arkistoidaan, näytetäänkö lisäindeksi ja näytetään online-tilat ja valokuvat.

Outlookin yhteystietojen hallinta on melko yksinkertaista, mutta kuten olette nähneet, voit tehdä heille paljon enemmän, jotta ne pysyvät kunnolla kunnossa. Se antaa paljon enemmän kiertämään Outlook-käyttökokemustasi, jos sinulla on enemmän tietoja kontakteistasi kuin vain nimi ja sähköpostiosoite.

Se sanoi, että jos olet edelleen osittainen käyttämään jotain Gmailia ensisijaisena sähköpostipalveluntarjoajana, voit silti käyttää Outlookia auttaaksesi hallitsemaan kontakteja ja pitämällä ne synkronoituna Gmail-tilisi kanssa.