Opi käyttämään Excel-makroja automatisoimaan tylsiä tehtäviä

2024 Kirjoittaja: Geoffrey Carr | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:56

Eräs Excelin tehokkaimmista, mutta harvoin käytetyistä toiminnoista on mahdollisuus helposti luoda automaattisia tehtäviä ja mukautettuja logiikoita makrojen sisällä. Makrot tarjoavat ihanteellisen tavan säästää aikaa ennustettavissa oleviin, toistuviin tehtäviin ja standardisoida asiakirjamuotoja - monta kertaa ilman, että tarvitsee kirjoittaa yhden koodin riviä.

Jos olet utelias, mitkä makrot ovat tai miten ne todella luodaan, ei ole mitään ongelmaa - me kävelemme läpi koko prosessin.

Huomautus:sama prosessi toimii useimmissa Microsoft Office -versioissa. Kuvakaappaukset saattavat näyttää hieman erilaisilta.

Mikä on makro?

Microsoft Office Macro (tämä toiminto soveltuu useisiin MS Office -sovelluksiin) on yksinkertaisesti Visual Basic for Applications (VBA) -koodi, joka on tallennettu asiakirjan sisällä. Jos haluat vertailukelpoisen analogian, tutki asiakirjan HTML: ksi ja makroksi Javascript-muodossa. Suuri osa samalla tavalla kuin Javascript voi käsitellä HTML-sivua verkkosivulla, makro voi käsitellä asiakirjaa.

Makrot ovat uskomattoman tehokkaita ja voivat tehdä melko paljon mitä mielikuvituksesi voi loihtua. Koska (hyvin) lyhyt luettelo toiminnoista, joita voit tehdä makroilla:

Käytä tyyliä ja muotoilua.
Manipuloida tietoja ja tekstiä.
Yhteydenpito tietolähteisiin (tietokanta, tekstitiedostot jne.).
Luo täysin uusia asiakirjoja.
Mikä tahansa edellä mainituista yhdistelmistä, missä tahansa järjestyksessä.

Makrojen luominen: selitys esimerkin avulla

Aloitamme puutarhaviljelyn CSV-tiedostoillamme. Mikään ei ole erityistä täällä, vain 10 × 20 joukko numeroita välillä 0 ja 100 sekä rivi- ja sarakeotsikkoa. Tavoitteenamme on tuottaa hyvin muotoiltu, esitettävissä oleva tietolomake, joka sisältää yhteenvedon summat jokaiselle riville.

Kuten yllä mainittiin, makro on VBA-koodi, mutta eräs Excelin mukavista asioista on, että voit luoda / tallentaa ne nollakoodauksin - kuten täälläkin.

Luo makro siirtymällä Näytä> Makrot> Talleta makro.

Määritä makron nimi (ei välilyöntejä) ja napsauta OK.

Kun tämä on tehty, kaikki toiminnoista tallennetaan - jokainen solunvaihto, selaa toimintoa, ikkunan kokoa, nimeä se.

On olemassa pari paikkaa, jotka osoittavat, että Excel on tallennustila. Yksi on katsomalla Makro-valikkoa ja huomaat, että pysäytystallennus on korvattu Record Macro -toiminnolla.

Toinen on oikeassa alakulmassa. Pysäytyskuvake ilmaisee, että se on makrotilassa, ja painamalla tässä pysäyttää tallennuksen (samoin, kun ei ole tallennustilassa, tämä kuvake on Record Macro -painike, jota voit käyttää sen sijaan, että siirryt Macros-valikkoon).

Nyt kun tallennamme makroamme, sovimme yhteenvetolaskelmamme. Lisää otsikot ensin.

Seuraavaksi sovelletaan asianmukaisia kaavoja (vastaavasti):

= SUM (B2: K2)
= Keskiarvo (B2: K2)
= MIN (B2: K2)
= MAX (B2: K2)
= MEDIAN (B2: K2)

Korota nyt kaikki laskentayksiköt ja vedä kaikkien tietorivien pituus laskelmien käyttämiseksi jokaiseen riviin.

Kun tämä on tehty, jokaisen rivin pitäisi näyttää vastaavat tiivistelmät.

Nyt haluamme saada yhteenvedon koko arkkia varten, joten käytämme vielä muutama laskelma:

= SUM (L2: L21)
= AVERAGE (B2: K21) *Tämä on laskettava kaikkiin tietoihin, koska rivin keskiarvojen keskiarvo ei välttämättä vastaa kaikkien arvojen keskiarvoa.
= MIN (N2: N21)
= MAX (O2: O21)
= MEDIAN (B2: K21) * Laske kaikki tiedot samasta syystä kuin yllä.

Nyt kun laskelmat tehdään, käytämme tyyliä ja muotoilua. Tee ensin Valitse kaikki (joko Ctrl + A tai napsauta solua rivi- ja sarakkeen otsikoiden välillä) ja valitse "Lähtötila" -kuvake aloitusvalikosta.

Seuraavaksi käytä visuaalista muotoilua sekä rivi- että sarakeotsikoihin:

Lihavoitu.
Keskitetty.
Taustan täyttöväri.

Ja lopuksi, käytä jotain tyyliä kokonaissummille.

Kun kaikki on valmis, tämä näyttää tietosivustomme:

Koska olemme tyytyväisiä tuloksiin, lopeta makron tallennus.

Onnittelut - olet juuri luonut Excel-makron.

Jotta voisimme käyttää äskettäin tallennettua makroamme, meidän on tallennettava Excel-työkirjan makron avulla käytössä olevaan tiedostomuotoon. Ennen kuin teemme niin, meidän on ensin poistettava kaikki olemassa olevat tiedot niin, että niitä ei ole upotettu malliinmme (ajatus on joka kerta, kun käytämme tätä mallia, tuomme uusimmat tiedot).

Voit tehdä tämän valitsemalla kaikki solut ja poistamalla ne.

Kun tiedot ovat nyt tyhjentyneet (mutta makrot sisältyvät Excel-tiedostoon), haluamme tallentaa tiedoston makroilla käytössä olevan mallin (XLTM) tiedostoksi. On tärkeää huomata, että jos tallennat tämän standardimallin (XLTX) tiedostona, sitten makrot tulevat ei pystyä suorittamaan siitä. Vaihtoehtoisesti voit tallentaa tiedoston vanhimmaksi malliksi (XLT), joka mahdollistaa makrojen suorittamisen.

Kun olet tallentanut tiedoston malliksi, siirry eteenpäin ja sulje Excel.

Excel-makron käyttäminen

Ennen kuin kerrotaan, kuinka voimme soveltaa tätä äskettäin tallennettua makrota, on tärkeää käsitellä makroista yleensä muutamia kohtia:

Makrot voivat olla haitallisia.
Katso yllä oleva kohta.

VBA-koodi on itse asiassa varsin voimakas ja voi manipuloida tiedostoja, jotka eivät kuulu nykyisen asiakirjan soveltamisalaan. Esimerkiksi makro voi muuttaa tai poistaa satunnaisia tiedostoja Omat tiedostot -kansiossa.Sinänsä on tärkeää varmistaa, että sinä vain ajaa makroja luotetuista lähteistä.

Jos haluat laittaa tietomuoto-makron käyttöön, avaa edellä luotu Excel-mallipohja. Kun teet tämän olettaen, että käytössäsi ovat normaalit suojausasetukset, näet varoituksen työkirjan yläosassa, joka kertoo, että makrot on poistettu käytöstä. Koska uskomme luomamme makro, klikkaa "Ota sisältöön" -painiketta.

Seuraavaksi tuodaan viimeisin tietojoukko CSV: stä (tämä on lähdekoodi, jota käytetään luomaan makro].

Jos haluat täydentää CSV-tiedoston tuonnin, sinun on ehkä asetettava muutamia vaihtoehtoja, jotta Excel tulkitsisi sen oikein (esim. Rajaaja, läsnä olevat otsikot jne.).

Kun tiedot on tuotu, siirry vain Makrot-valikkoon (Näytä-välilehden alla) ja valitse Näytä makrot.

Tuloksena olevassa valintaikkunassa näemme edellä kuvatun "FormatData" -makron. Valitse se ja napsauta Suorita.

Kun olet käynnissä, saatat nähdä kohdistimen hypätä muutaman sekunnin ajan, mutta koska näet, että tietoja käsitellään tarkalleen kuten nauhoitimme. Kun kaikki sanotaan ja tehdään, sen pitäisi näyttää aivan kuten alkuperäiseltä - paitsi erilaisilla tiedoilla.

Looking At The Hood: Mikä tekee Macro Work

Kuten olemme maininneet muutaman kerran, makroa ohjaa Visual Basic for Applications (VBA) -koodi. Kun "tallennat" makron, Excel kääntää kaiken mitä teet sen vastaaville VBA-ohjeille. Yksinkertaisesti sanottuna - sinun ei tarvitse kirjoittaa mitään koodia, koska Excel kirjoittaa koodi sinulle.

Jos haluat tarkastella makron suorittamiskoodia, valitse Makrot-valintaikkunasta Muokkaa-painike.

Avautuva ikkuna näyttää lähdekoodin, joka on tallennettu toiminnoistamme makrojen luomisen aikana. Tietenkin voit muokata tätä koodia tai jopa luoda uusia makroja kokonaan ikkunan sisällä. Vaikka tässä artikkelissa käytetty tallennustoiminto todennäköisesti sopeutuu useimpiin tarpeisiin, korkeammat räätälöidyt toiminnot tai ehdolliset toimenpiteet vaatisivat lähdekoodin muokkaamista.

Ottamalla esimerkkimme yksi askel kauemmas …

Hypoteettisesti oletetaan, että lähdetiedostosi, data.csv, tuotetaan automaattisella prosessilla, joka aina tallentaa tiedoston samalle paikalle (esim. C: Data data.csv on aina viimeisin data). Tämän tiedoston avaamisprosessi ja sen tuominen voidaan helposti tehdä myös makroon: