Liitteet, allekirjoitukset ja turvallisuus

2024 Kirjoittaja: Geoffrey Carr | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:56

Tässä oppitunnissa keskitymme liitteisiin ja miten voit kuoriutua sähköpostiviesteihisi henkilökohtaisella allekirjoituksella.

Koulun navigointi

Gmailin tuntemus
Mobiilisovellus, postien ja keskustelujen kokoaminen
Saapuneet-kansioiden hallinta ja tarrat
Postisuodattimet ja Star-järjestelmä
Liitteet, allekirjoitukset ja turvallisuus
Kutsut ja loma-vastaajat
Käytä Gmailia tehtäväluettelona
Useita tilejä, näppäinoikoteitä ja kauko-merkintää
Käytä Gmail-tilisi muiden tilien käyttöön
Power Tips ja Gmail Labs

Suljemme asioita, jotka sisältävät tietoja siitä, miten voit parhaiten suojata tilitietosi ja varmuuskopioida tiedot paikallisesti, jotta voit aina ottaa sen, vaikka poistat tilisi.

Liitteet

Liitetiedoston lisääminen Gmail-sähköpostiviesteihin on helppoa. Mikä parasta, Gmailin avulla voit välttää seurannan sähköpostin lähettämisen hämmennyksen, jos unohdat liittää tiedoston.

HUOMAUTUS: Gmail-viestien koko voi olla jopa 25 megatavua (MB). Jos viestissä haluat lähettää liitteitä, jotka aiheuttavat sen suuremman kuin 25 Mt, voit lisätä tiedostoja Google Drivesta. Viestien sallitun liitetiedon lukumäärää ei ole rajoitettu, kunhan et ylitä 25 Mt: n kokorajaa.

Yksi tapa on klikata "Liitä tiedostoja" "Kirjoita" -ikkunan alaosassa.

Valitse tiedostot, jotka haluat liittää viestiin Avaa-valintaikkunassa. Voit liittää useita tiedostoja kerralla valitsemalla useita tiedostoja samalla tavoin kuin Resurssienhallinnassa. Liitä valitut tiedostot napsauttamalla "Avaa".

Tiedostojen liittämisen eteneminen näkyy viestin alaosassa.

Mitä jos unohdat liittää tiedostojasi? Gmail ei anna sinun unohtaa. Gmail tunnistaa, kun olet kirjoittanut tiettyjä lauseita viestin kehoon ja ennen kuin se lähettää viestin, muistutussanoma avautuu.

Napsauta Peruuta ja liitä tiedostot ennen viestin lähettämistä.

Jokin seuraavista lauseista kehottaa liittämisen muistutusta näyttämään.

Katso liitteenä
Katso liite
katso liitteenä
liitteenä tähän sähköpostiviestiin
Olen liittänyt
olen liittänyt
Olen mukana
Olen mukana
liitetiedosto

Liitä tiedostoja vetämällä ja pudottamalla

Voit myös vetää ja pudottaa tiedostoja kirjoittamasi viestin liitteeksi. Vedä tiedosto Explorer-ikkunasta säveltämääsi viestiin.

Määritä sähköpostiosoitteet Gmail Mobilessa

Sähköpostisymbolin avulla voit sisällyttää automaattisesti muutaman rivin yhteystietoja (tai muita tietoja) jokaisen lähtevän sähköpostiviestin alareunaan. Näin voit helposti mainostaa yrityksesi tai itse.

Gmailin avulla voit määrittää allekirjoituksen, johon haluat sisällyttää kirjoittamasi viestit.

Jos haluat määrittää allekirjoituksen, joka liitetään automaattisesti mihin tahansa Gmailissa muodostettaviin sähköpostiviesteihin, napsauta asetusten vaihdepainiketta ja valitse avattavasta valikosta Asetukset. Pysy "Yleiset" -välilehdellä, vieritä alas kohtaan "Allekirjoitus" ja valitse vaihtoehto "Ei allekirjoitusta", jos haluat ottaa toiminnon käyttöön.

Kirjoita teksti, jonka haluat käyttää allekirjoituksestasi. Jos sinulla on logo, voit lisätä sen tekstinä tai omana kuvana. Voit myös lisätä hyperlinkkejä allekirjoitustekstiisi valitsemalla linkin tekstin ja napsauttamalla työkalupalkin linkkiä.

HUOMAUTUS: Jos haluat lisätä kuvan allekirjoitukseen, sinun on käytettävä kuvaa, joka on julkisesti saatavilla verkossa. Jos haluat esimerkiksi käyttää yrityksen logon, voit löytää sen yrityksesi sivustosta ja kopioida URL-osoitteen sinne. Tarvitset web-URL-osoitteen sisällyttämään kuvan allekirjoitukseen. Jos haluamasi kuva ei ole vielä käytettävissä verkossa, voit käyttää sivustoja, kuten Blogger ja Google Sites, luoda yksinkertaisen verkkosivuston ja ladata sen kuvaan. Tai voit käyttää kuvan hosting-palvelua.

Määritä, onko linkki "Verkko-osoite" tai "Sähköpostiosoite" -kohdassa "Link to". Syötä URL-osoite tai sähköpostiosoite kohtaan "Mihin URL-osoitteeseen tulisi linkki?". Jos haluat testata linkkiä sen varmistamiseksi, että se toimii, napsauta "Testaa tämä linkki". Kun olet tyytyväinen, klikkaa OK.

Linkki lisätään. Kun kohdistin on linkitettyyn tekstiin, lisäasetukset näkyvät. Voit siirtyä linkkiin, muuttaa linkkiä tai poistaa linkin. Jos haluat piilottaa nämä vaihtoehdot, napsauta joko ruutun oikealla puolella olevaa "X" -tekstiä tai napsauta jotain muuta allekirjoittamattomasta tekstistä.

Gmail lisää automaattisesti kaksi viivaa (-) allekirjoituksen yläpuolella, erottamalla sen sähköpostiviestin kokoon, kuten alla on esitetty.

Voit jättää viivat pois. Jos haluat tehdä niin, valitse "Lisää tämä allekirjoitus ennen viitoitettua tekstiä vastauksiin ja poista" - "rivi, joka edeltää sitä" -valintaruudun. Huomaa, että tämä vaihtoehto lisää myös allekirjoituksesi ennen sanoitettua tekstiä vastauksissa.

Voit muokata tai poistaa allekirjoituksen manuaalisesti, kun se lisätään uuteen viestiin.

Määritä sähköpostiosoitteet Gmail Mobilessa

Gmail-mobiilisovelluksella voit määrittää allekirjoituksen käytettäväksi sovelluksessa, joka on erillinen Gmailin selaimessa määrittämästä allekirjoituksesta.

Näytämme sinulle, kuinka voit määrittää allekirjoituksen Android-puhelimessa.Jos haluat lisätä allekirjoituksen Gmail-sovellukseen Android-puhelimessa, napsauta puhelimen valikkopainiketta ja valitse ponnahdusvalikosta Asetukset.

Kosketa "Asetukset" -näytössä sen tilin sähköpostiosoitetta, jolle haluat määrittää allekirjoituksen.

Kosketa "Allekirjoitus" -asetusta "Asetukset" -näytössä.

Kirjoita allekirjoitus "Allekirjoitus" -ponnahdusikkunaan ja kosketa "OK".

HUOMAUTUS: Voit painaa allekirjoituksen "Enter", jos haluat lisätä allekirjoitustekstisi useisiin riveihin. Et kuitenkaan voi lisätä hyperlinkkejä allekirjoituksen tekstiin Gmail-sovelluksessa.

Allekirjoitus ilmestyy "Asetukset" -näytön "Allekirjoitus" -valikon alapuolelle.

Voit palata postilaatikkoosi painamalla kahdesti puhelimen "Takaisin" -painiketta. Kosketa "Kirjoita" -painiketta.

Määritetty allekirjoitus lisätään automaattisesti uuteen sähköpostiviestiin.

Määritä useita allekirjoituksia

Voit lisätä vain yhden allekirjoituksen Gmailissa. Tässä rajoituksessa on kuitenkin selaimen tapa. Jos tarvitset useita allekirjoituksia Gmailissa, voit luoda muita käyttämällä Gmail Labsin Säilötyt vastaukset -ominaisuutta.

Käsittelemme tämän ominaisuuden oppitunnissa 10, kun puhumme Gmail Labsin kehittyneistä ominaisuuksista.

Pidä tilisi ja tietosi turvallisena

Haluamme vaihtaa vaihteita hieman tämän oppiaiheen jäljellä olevalle puolelle keskittymään tilin turvallisuuteen ja varmuuskopioimaan tietosi. Koska pidät niin paljon elämäsi (yhteystiedot, kalenterit, tehtävät jne.) Gmail-tilissäsi, on ehdottomasti tiedettävä, miten voit pitää sen turvallisena, turvallisena ja tarvittaessa takaisin tietojasi varten esimerkiksi päätät jos haluat poistaa tilin.

Suojaa tietosi Google-tilin asetusten avulla

Voit vaihtaa salasanasi, tilisi palautusvaihtoehdot ja ilmoitukset Tilit-osion Tietoturva-osiossa.

Voit avata "Tilit" -näytön napsauttamalla "Asetukset" -painiketta ja valitsemalla avattavasta luettelosta "Asetukset". Valitse "Asetukset" -näytön yläreunasta "Tilit".

Muuta tiliasetuksia -osioon voit vaihtaa salasanasi, muuttaa salasanan palautusvaihtoehtoja ja käyttää muita "Google-tilisi asetuksia".

Muuta Gmail-salasanaasi

On hyvä vaihtaa salasanasi aina kerran, jotta estät luvattoman pääsyn verkkotileihin, kuten Gmail. Jos epäilet, että joku on saattanut päästä Gmail-tiliisi, vaihda salasanasi heti.

Jos haluat vaihtaa salasanasi, siirry tärkeimpien "Tilit" -näyttöön edellä kuvatulla tavalla. Klikkaa Muuta tiliasetukset -osiossa Vaihda salasana -linkkiä.

Kirjoita "Nykyinen salasana" -ruutuun ja kirjoita sitten "Uusi salasana" uudelleen kohtaan "Vahvista uusi salasana" ja hyväksy muutos napsauttamalla Vaihda salasana.

Palauta tai palauta Gmail-salasanasi, jos olet unohtanut sen

Jos olet unohtanut Gmail-salasanasi, voit palauttaa tai palauttaa sen useilla tavoilla.

Siirry "Tilin" -osioon "Asetukset" -näytössä, kuten aiemmin on mainittu. Napsauta Muuta salasanan palautusvaihtoehtoja -linkkiä kohdassa "Muuta tilin asetuksia".

Käytä "Tilin palauttamisasetukset" -näyttöä suojatakseen Google-tiliäsi ja tarjoamalla tapoja päästä tiliin, jos unohdat salasanasi.

Voit tarjota matkapuhelinnumeron, jolla voit suojata tilisi ja palauttaa sähköpostiosoitteen, jonka avulla Google voi ottaa sinuun yhteyttä tiliisi tehdyistä muutoksista sekä vaihtoehtoisen sähköpostiosoitteen, joka tarjoaa toiselle palautussähköpostiosoitteelle sekä toinen tapa kirjautua Google-tiliisi.

Voit myös antaa tilillesi tietoturvakysymyksen, jotta voit edelleen todentaa, että tämä on todellakin tilisi, kun otat Googlen yhteyttä sinne.

Tee haluamasi muutokset tilisi palauttamisvaihtoehdoihisi ja napsauta "Tallenna", kun olet valmis.

Hanki ylimääräinen tietoturvamalli kaksivaiheisen vahvistuksen avulla

Tilit-näytön "Suojaus" -osiossa voit myös ottaa käyttöön kaksivaiheisen vahvistuksen tilillesi, jotta voit tarjota lisäresurssit matkapuhelimesi avulla.

Lyhyesti sanottuna, kun valitset kaksivaiheisen vahvistuksen Google-tilillesi, kun kirjoitat salasanasi, Google kirjoittaa numeerisen koodin matkapuhelimeesi. Tämän jälkeen vahvista henkilöllisyytesi kirjoittamalla koodi seuraavaan näyttöön, eli toiseen vaiheeseen.

Lisätietoja tämän ominaisuuden määrittämisestä on artikkelissamme Google-tilin varmistamisesta kaksivaiheisella vahvistuksella.

Suojaa tietosuoja ulkoisten kuvien avulla

Tähän asti oletusarvoisesti Gmail on aina kysynyt sinulta ennen kuvien näyttämistä sähköposteissa. Jotkut lähettäjät voivat yrittää käyttää kuvia toimittamaan viruksia tai haittaohjelmia tietokoneeseen tai mobiililaitteeseen vaarantamatta sen turvallisuutta.

Joulukuusta 2013 lähtien Google muutti Gmailin käsittelemää kuvaa sähköpostissa. Selaimestasi Gmail näyttää kuvat viesteihin automaattisesti nyt. Tämä muutos siirtyy Gmailin Android- ja iOS-laitteille "vuoden 2014 alussa."

Gmail-viestit ovat kuitenkin edelleen turvallisia. Normaalisti kuvia tarjotaan suoraan alkuperäiseltä isäntäpalvelimelta. Nyt Gmail kuitenkin palvelee kaikkia kuvia Googlen omien suojattujen proksipalvelimien kautta. Tämä suojaa sinua seuraavilla tavoilla:

Lähettäjät eivät voi käyttää kuvien lataamista saadakseen tietoja, kuten IP-osoitteesi tai sijaintisi.
Lähettäjät eivät voi asettaa tai lukea evästeitä selaimessasi.
Gmail tarkistaa kuvien tunnetuista viruksista tai haittaohjelmista.

Gmail tarkistaa edelleen epäilyttävän sisällön jokaisen viestin ja jos Gmail pitää lähettäjää tai viestiä epäilyttävänä tai mahdollisesti haitallisena, kuvia ei näytetä ja sinulta kysytään, haluatko nähdä kuvat.

Google vastaa edelleen Gmailin kautta vastaanotettujen kuvien turvallisuudesta. Googlen mukaan "sähköpostiisi on nyt turvallisempaa, nopeampaa ja kauniimpaa kuin koskaan."

Valitse, näytetäänkö kuvat automaattisesti asetuksissa

Jos et halua, että kuvat näytetään automaattisesti, voit silti näyttää kuvia viestin perusteella.

Katso artikkelimme How-To Geekista saadaksesi lisätietoja tästä ominaisuudesta ja siitä, miten voit muuttaa asetuksia, jotta voit halutessasi näyttää kuhunkin viestiin erikseen.

Tietojen varmuuskopiointi

Sinua on aina opeteltu, että kannattaa varmuuskopioida tietojasi, kuten asiakirjoja, muistiinpanoja jne., Samoin kuin sähköpostit, kalenteritiedot ja yhteystiedot.

Gmaililla on nyt mahdollisuus siirtää kopio tietojasi eri Google-tuotteista, kuten Kalenteri ja yhteystiedot, ja pian sinulla on mahdollisuus viedä kopio Gmail-viesteistäsi.

Jokainen Google-palvelu on arkistoitu eri muodossa. Lisätietoja eri palveluihin käytettävissä olevista formaateista on Googlen ohjesivulla.

Voit arkistoida Google-tietosi napsauttamalla "Asetukset" -painiketta ja valitsemalla avattavasta valikosta Asetukset ja napsauttamalla Asetukset-näytössä olevaa Tilit-välilehteä.

Napsauta Tilin asetukset -ikkunan Muuta tilin asetuksia -osiossa "Google-tilien asetukset" -linkkiä.

Napsauta Tilit-ruudussa Lataa-tietosi kohdassa "Tili."

Valitse "Lataa kopio tietojasi" -näytöstä "Luo arkisto".

Seuraavassa näytössä voit valita Google-tuotteet, joille haluat ladata tietosi. Luo arkistosi seuraamalla näytön ohjeita.

Voit myös napsauttaa oikeassa yläkulmassa olevaa "Oma arkistoja" -linkkiä arkistoihisi ja ladata ne tietokoneeseesi.

Gmail-tilisi varmuuskopio muilla menetelmillä

Voit myös ladata Gmail-tilisi varmuuskopioinnin käyttämällä avoimen lähdekoodin työkalua nimeltä GMVault. Tämä on komentorivityökalu, jota voidaan käyttää Windows, Linux ja Mac OS X.

Jos et ole tyytyväinen komentorivityökalun avulla, voit käyttää ilmaista sähköpostiohjelmaa Thunderbirdin lataamaan ja varmuuskopioimaan sähköpostiasi Gmail-tilistäsi.

Jos käytät Ubuntua, selostimme, kuinka voit käyttää Gmail-ohjelmaa nimeltä Getmail varmuuskopioida Gmail-tilisi.

Voit jopa varmuuskopioida Gmail-viestejä lähettämällä ne automaattisesti toiseen sähköpostiosoitteeseen. Google-ohjeessa kerrotaan, miten tämä tehdään. Huomaa, että tämä menetelmä käyttää vain varmuuskopioitavaa sähköpostiosoitetta, ei lähetettyä postia.

Tulossa seuraavaksi …

Liitetiedostojen lisääminen Gmail-viesteihin on helppo napsautus ja paras, jos olet tylsää tyyppiä, järjestelmä muistuttaa sinua. Se on hyvä uutinen, varsinkin jos olet lisännyt upean ammattimaisen allekirjoituksen ja et halua hämätä itsesi unohtamatta sisällyttää tiedostoa.

Vielä tärkeämpää on, että sinulla on nyt paremmat käsitykset käytettävissä olevista suojausvaihtoehdoista ja siitä, miten voit parhaiten pitää tilisi turvallisena ja säilyttää arvokkaiden tietojen luotettavuuden.

Seuraavassa oppitunnossa keskustellaan kutsusta ja lomailijoista, joten et menetä tärkeän tapahtuman, ja voit antaa ihmisille nopeasti tietää, kun olet poissa toimistosta ja kun palaat.