AutoText-ominaisuus on ollut osa Officea jo pitkään, mutta se on osa Quick Parts -ohjelmaa, joka lisättiin Office 2007: een. Automaattisen tekstinsyötön lisäksi Quick Parts -toiminnon avulla voit lisätä asiakirjojen ominaisuuksia (kuten otsikko ja tekijä ) ja kentät (kuten päivämäärät ja sivunumerot). Nopeat osat ja automaattiteksti-merkinnät tunnetaan myös nimellä "Building Blocks" ja Word sisältää monia ennalta määritettyjä rakennuspalikoita. Voit myös lisätä niin monta mukautettua rakennuspalikkaa kuin haluat.
HUOMAUTUS: Olemme aiemmin kirjoittaneet siitä, miten viittaamme tekstiin muissa asiakirjoissa Wordissa, jotta voit lisätä uudelleenkäytettävän sisällön muihin asiakirjoihin, jotka päivittyvät automaattisesti. Tässä artikkelissa käsitelty temppu on samanlainen kuin AutoText-merkinnän käyttäminen. Kun sisältö kuitenkin lisätään AutoText-merkinnän avulla, sisältöä ei päivitetä automaattisesti, kun muutat automaattiteksti-merkintää.
On olemassa muita ohjelmistoja, kuten ilmainen PhraseExpress for Windows, joka suorittaa samanlaisen tehtävän koko järjestelmässä. Tämä on hienoa, koska se toimii kaikissa sovelluksissa, ei pelkästään Wordissa, mutta AutoTextillä on muutamia omia etuja. Se on enemmän muotoiluvaihtoehtoja (erityisesti Word-spesifisiä) kuin PhraseExpress, ja se on käytettävissä missä tahansa Wordissa. Joten, jos sinulla ei ole oikeutta asentaa kolmansien osapuolten ohjelmia työtietokoneellesi, voit silti käyttää automaattitekstiä.
Voit tallentaa AutoText-merkintöjä vain malleihin, ei itse asiakirjoihin. Oletusarvon mukaan uudet automaattiteksti-merkinnät tallennetaan Normal.dotm-malliin. Tämä rajoittaa AutoText-merkintöjen saatavuutta vain koneellesi, ellei Jaa Normal.dotm -mallia muiden koneiden kanssa. Voit lisätä automaattisen tekstin merkintöjä mukautettuihin malleihin, mutta tässä on rajoituksia, joista keskustelemme myöhemmin tässä artikkelissa.
Uuden tekstintunnisteen luominen
Aloita luomalla uusi Word-asiakirja ja kirjoittamalla sisällön (teksti, kuvat, taulukot jne.), Jotka haluat lisätä tekstintekstinä. Valitse sitten sisältö ja napsauta Lisää-välilehteä.
Jos haluat, että automaattisen tekstinsyötekstin teksti tallennetaan kappaleen muotoilussa kaikkien kohdan kohdissa, mukaan lukien viimeinen kappale, varmista, että kappaleen merkki viimeisen kappaleen lopussa on mukana valintasi yhteydessä. Kohtamerkki tallentaa kappaleen muotoilun. Kun et valitse kappalemerkkiä kappaleen lopussa, kyseinen kappale ottaa ympäröivän tekstin kappaleen tyylin, kun laitat sen paikalleen. Jos et näe kappaleen merkkiä jokaisen kappaleen lopussa, voit valita ne vaihtoehdoista. Automaattisen tekstinsyötön yhteydessä käyttämäsi merkin muotoilu tallennetaan automaattisesti AutoText-merkintään.
HUOMAUTUS: Saat näkyviin "Tallenna valinta pikakuvagalleriaan" -vaihtoehdon, joka on saatavilla suoraan "Pikavalinnat" -valikosta. Tämä vaihtoehto lisää valitun tekstin pikajäsenten merkiksi, ei "automaattiteksti" -merkinnän. "Pikapätö" ja "Automaattinen teksti" ovat molemmat rakennuspalikoita. Voit lisätä merkinnän tällä tavalla, mutta aiomme keskustella lisäämästä sitä sanatekstinä.
Suosittelemme, että tekstityyppisten nimien nimet ovat riittävän erilaisia, joten sinun on kirjoitettava vain muutamia merkkejä, jotta jokainen merkintä voidaan lisätä asiakirjaan. Jos useilla automaattisella tekstinsyöttöllä on hyvin samanlaisia nimiä, sinun on kirjoitettava tarpeeksi nimi, jotta Word tietää, mitä syötettä haluat lisätä.
Pudotusvalikossa "Asetukset" voit määrittää, miten syöte lisätään asiakirjaan. Jos lisäät pienen tekstin, kuten yrityksen nimen, valitse "Lisää vain sisältö", joka lisää kohdistimen sisällön kohdistimen kohdalle. Voit myös lisätä sisällön omaksi kappaleeksi tai omalle sivulle (täydellinen tavallisten kansilehtien luomiseen).
Hyväksy oletusasetus avattavasta Tallenna-luettelosta. Tämä tallentaa AutoText-merkinnän normaaliin malliin.
Kun olet määrittänyt uuden automaattisen tekstin merkinnän, napsauta "OK".
Kun suljet viimeisen Word-asiakirjan, jonka olet avannut, näyttöön tulee seuraava valintaikkuna, jossa kysytään, haluatko tallentaa Normal.dotm-malliin tehdyt muutokset, jos olet ottanut käyttöön kehotuksen tallentaa normaali malli. Tallenna AutoText-merkintäsi "Normal.dotm" -malliin napsauttamalla Tallenna.
Miten lisätään automaattisen tekstinsyötön asiakirjaan
Nyt kun olemme luoneet uuden automaattisen tekstin merkinnän, lisäämme se dokumenttiin. Luo uusi Word-asiakirja tai avaa olemassa oleva. Napsauta "Lisää" -välilehteä uudelleen ja siirrä hiirtä pudotusvalikosta "Automaattinen teksti". Huomaa, että lisätty AutoText-merkintä on saatavilla suoraan "Automaattinen teksti" -alivalikossa. Valitse se, jos haluat sisällyttää kyseisen merkinnän sisältöön.
Kuinka käynnistää "Näytä ehdotusten automaattinen täydennys"
Jos AutoComplete-ehdotusta ei näy kirjoittaessasi automaattisen tekstinsyötön nimesi, saatat joutua ottamaan käyttöön "Näytä ehdotusten automaattinen täydennys" -vaihtoehdon.
Jos haluat ottaa käyttöön "Näytä ehdotusten automaattiset täydennykset", avaa olemassa oleva Word-asiakirja tai luo uusi ja napsauta "Tiedosto" -välilehteä.
Miten muokata olemassa olevaa sanontekstin sisältöä?
Sano, että olet muuttanut uuteen kotiin ja sinun on muutettava osoitettasi AutoText-merkinnässä. Se on helppo tehdä. Kirjoita haluamasi merkintä haluamaasi uuteen Word-asiakirjaan, valitse se ja siirry sitten "Automaattinen teksti" -alivalikkoon, kuten aiemmin keskustelimme. Valitse "Tallenna valintaruutu AutoText-galleriaan" -vaihtoehtoa alle olemassa olevien tekstintekstietojen alapuolelle.
Näyttöön tulee vahvistusvalintaikkuna. Napsauta Kyllä, jos haluat korvata edellisen AutoText-merkinnän uudella.
HUOMAUTUS: Muista, että automaattisen tekstinsyötön muuttaminen ei muuta kyseisen merkinnän sisältöä jo olemassa oleviin asiakirjoihin, joissa olet jo asentanut sen. AutoText-merkinnän tarkistettua sisältöä käytetään vain, kun syötetään merkintä milloin tahansa sen muuttamisen jälkeen.
Miten muokata olemassa olevan automaattisen tekstinsyötön ominaisuuksia
AutoText-merkinnän sisällön muokkaamisen lisäksi voit myös muuttaa merkinnän ominaisuuksia, kuten mallin, johon se on tallennettu, luokka ja niin edelleen.
Voit tehdä tämän luomalla uuden Word-asiakirjan tai avaamalla olemassa olevan. Napsauta Lisää-välilehteä ja napsauta sitten "Tutki pikaosat" -näppäintä "Teksti" -osiossa. Valitse avattavasta valikosta "Building Blocks Organizer".
Kun olet valinnut "Osoite" -luettelon, napsauta "Rakennuslohkojen" alla olevaa "Muokkaa ominaisuuksia".
Miten poistat automaattisen tekstinsyötön
Jos huomaat, että et tarvitse enää automaattista tekstiä, voit poistaa sen rakennuspalikoiden kokoelmasta. Jos haluat poistaa automaattisen tekstin merkinnän, avaa "Building Blocks Organizer" -valintaikkuna viimeisessä osassa kuvatulla tavalla. Valitse poistettava automaattiteksti-merkintä ja napsauta "Poista" luettelon alla olevasta "Rakennuslohkojen" luettelosta.
Vanhemmat versiot Wordista (2003 ja aiemmin) antoivat sinun kopioida automaattisen tekstin merkinnät yhdestä mallista toiseen. Kuitenkin Word 2007: ssa tämä toiminto poistettiin.
