Kokouksen pitäminen yhdessä oikeiden osanottajien kanssa voi olla turhauttavaa. Sinun täytyy löytää aika, jonka kaikki ovat käytettävissä. Sitten sinun täytyy löytää ilmainen huone. Sitten toivovat, että osallistujat eivät välitä kokouspyyntöä jollekin ylimääräiselle henkilölle, joka ei tarvitse osallistua tai, pahempaa, välittää kokouksen alaiselle, joka osallistuu sen sijaan. Emme voi pakottaa ihmisiä olemaan vapaita, emmekä voi taikaa tapaamispaikkaa, mutta jos käytät Outlookia, voimme näyttää, miten estämme ihmisten lähettämästä kokouspyyntösi. Katsotaanpa.
Päivittää: Yksi lukijoistamme tuonut meille tietoon, että tämä tekniikka on saatavilla vain Outlookin ja Windowsin Windows - versiossaei MacOS-versio. Kiitos, kun osoitit tämän, Floris!
Lopeta pyyntö eteenpäin Outlookissa tai Outlook Web Appissa
Kokouspyynnön keskeyttäminen lähettämisestä on yhtä yksinkertainen kuin yhden asetuksen asettaminen ennen kuin lähetät pyynnön.
Täydellisessä Outlook-työasemaohjelmassa, jossa on avoin kokouspyyntö, siirry "Kokous" -välilehteen. Napsauta "Response Option" -painiketta ja napsauta sitten "Salli eteenpäin" -vaihtoehtoa pudotusvalikosta ja ota se pois päältä (se on oletusarvoisesti käytössä).
Joten mitä tapahtuu, jos joku yrittää lähettää kokouspyyntönsä?
Kolme asiaa voi tapahtua, kun joku yrittää lähettää viestiä, jolle olet poistanut käytöstä "Salli edelleenlähetys" -vaihtoehdon:
- Jos osallistuja käyttää samaa Outlook-versiota kuin sinä (ja jos he työskentelevät samalle yritykselle, on erittäin todennäköistä, että he ovat), heille ei anneta mahdollisuutta lähettää kokouspyyntöä.
- Jos he ovat vanhempana Outlook-versiossa, he voivat välittää kokouspyynnön, mutta Microsoft Exchange estää toimituksen ja lähettää osanottajallesi lähetettävän viestin.
- Jos he käyttävät ei-Microsoft-sähköpostijärjestelmää, kuten Gmailia, he voivat lähettää kokouspyynnön ilman rajoituksia. Tämä johtuu siitä, että kolmannen osapuolen järjestelmät eivät ole velvollisia noudattamaan Microsoftin "ei eteenpäin" -lippua. Tulevaisuudessa on mahdollista, että he alkavat kunnioittaa sitä (tämä on usein "sinä naarmutat selkääni ja minä raaputa sinun" tilanteesi, jossa joku Googlen tavoin haluaa, että Outlook kunnioittaa Gmail-erityislippua, joten sopimus tehdään ), mutta on myös täysin mahdollista, että järjestelmä, joka ei ole Outlook, kunnioittaa koskaan lippua.
Silti, kun järjestät kokouksia organisaatiosi ihmisten kanssa, tämän pitäisi toimia hyvin.
