Kun lähetät sähköpostia useille vastaanottajille, sinulla on muutamia vaihtoehtoja sähköpostiosoitteiden syöttämiseen. Voit asettaa useampia osoitteita kenttiin "To" tai "Cc" (Carbon Copy), mutta nämä osoitteet ovat näkyvissä kaikille, jotka vastaanottavat sähköpostia. Tämä on okei, jos se on pieni ryhmä, jossa kaikki tuntevat toisensa, mutta jos lähetät viestin suuremmalle ryhmälle tai sellaiselle, jossa ihmiset eivät tunne toisiaan, se ei ole niin hyvä idea. Jotkut saattavat järkyttää, jos heidän sähköpostiosoitettaan jaetaan ihmisille, joita he eivät tiedä. Tällöin tulee "Bcc" (Blind Carbon Copy) -kenttä ja nimi "Undisclosed Recipients".
Bcc-kentän käyttö
Kun kirjoitat osoitteen "Bcc" -kenttään, viestin vastaanottaja ei voi nähdä sitä osoitetta. "Bcc" -kenttä on hyödyllinen eri tilanteissa:
- Jos haluat lähettää viestin sokean kopion jonkun huomion - kuten hallinnoijan tai hallinnollisen avustajan - ilman, että tärkein vastaanottaja tietää sen.
- Jos lähetät viestin paljon ihmisille. Näin sähköpostin otsikkoa ei ole täynnä osoitteita.
- Jos lähetät viestin useille ihmisille, jotka eivät ehkä tunne toisiaan - tai ainakin toistensa sähköpostiosoitteita.
Asia on, "Bcc" -kenttä on oletuksena piilotettu Outlookissa. Se on kuitenkin tarpeeksi helppo käynnistää.
Kun luot viestin, valitse viesti-ikkunassa "Asetukset" -välilehti. Valitse Näytä kentät -osiossa vaihtoehto "Bcc".
Voit asettaa haluamasi osoitteet "To" tai "Cc" -kenttään sekä mitä tahansa "Bcc" -kenttään. Muista vain, että vain "Bcc" -kentän osoitteet ovat piilotettuja vastaanottajilta. Voit myös jättää kentät "To" tai "Cc" tyhjäksi ja lähettää viestin vain "Bcc" -kenttään.
Huomautus: Jos usein lähetät viestejä samalle suurelle joukolle ihmisiä, harkitse jakeluluettelon luomista helpottamaan. Myös joidenkin Internet-palveluntarjoajien tiedetään asettavan rajoituksia niiden henkilöiden lukumäärälle, joille voit lähettää sähköpostia. Jos sinulla on ongelmia, yritä lähettää viestisi ulos noin 20 vastaanottajan kerrallaan.
On kuitenkin yksi ongelma, joka saattaa näkyä. Jos jätät "To" -kentän tyhjäksi, monet roskapostikortit tulkitsevat viestin roskapostiksi ja vastaanottajat eivät ehkä näe sitä. Voit välttää ongelman kahdella tavalla. Ensimmäinen on yksinkertaisesti laittaa oma osoite "Vastaan" -kenttään. Vastaanottajat saavat sähköpostiosoitteesi joka tapauksessa, koska olet lähettänyt viestin. Toinen tapa on luoda "Undisclosed Recipients" -yhteyshenkilö.
Käyttämättä Undisclosed Recipients Contact -palvelua
"Undisclosed Recipients" -yhteyshenkilön luominen antaa sinulle mahdollisuuden laittaa jotain "Vastaan" -kenttään, joka ilmaisee vastaanottajille, että myös muut ihmiset saavat saman viestin ja että nimet ovat piilotettuja. Voit ajatella sitä kohteliaasti. Jokainen, joka vastaanottaa viestin, näkee vain "Undisclosed Recipients" viestin tärkeimpänä vastaanottajana.
"Undisclosed Recipients" -yhteyshenkilö ei ole erityinen kokonaisuus Outlookissa. Sen sijaan se on vain toinen yhteystieto omalla sähköpostiosoitteellasi. Voit nimetä yhteyshenkilön haluamasi, mutta "Undisclosed Recipients" on tullut hyväksytty perinne.
Napsauta pääikkunan Outlook-ikkunassa navigointipalkin "Ihmiset" -painiketta. Jos navigaattorisi on pienikokoisena, näet vain kuvakkeen (vasemmalla, alla). Näet sanan "Ihmiset", jos palkki ei ole pienikokoisena (oikealla alla).
