Kaikki nämä yrität hallita sähköpostiasi postilaatikkoa sinulle. Nämä temppelit eivät ole koskaan niin älykkäitä kuin sinä itse, joten voit tehdä sähköpostiosoitteesi paljon älykkäämpää ottamalla aktiivisemman roolin.
Käytämme Gmailia täällä, mutta periaatteiden pitäisi olla samanlaisia mille tahansa sähköpostiohjelmalle.
Käytä Classic-postilaatikkoa
Ensinnäkin voimme päästä eroon siitä, mitä Gmail-sovellus käyttää tänään. Nämä postilaatikot eivät koskaan saa luokkia ja priorisointi täysin oikein. He pakottavat sinua käymään läpi kaikki sähköpostiosoitteesi, jotta et menetä mitään ja kannustat sinut jatkamaan roskia hyödyttömiä sähköpostiviestejä pyyhkimällä ne maton alla.
Jos haluat käyttää entistä klassista postilaatikkoa Gmailissa, napsauta rataskuvaketta ja valitse Asetukset. Napsauta Saapuneet-välilehdelle, napsauta Saapuneet-postilaatikko-kenttää ja valitse ensin Lukematon. Kaikki välilehdet ja prioriteettivalinnat häviävät.
Peruuta tilaus sähköpostista etkä välitä
Kun välilehtiryhmät ja prioriteetit on poistettu käytöstä, kaikki sähköpostisi lajitellaan yhteen isoin paaluun. Kaikki ne hyödyttömät sosiaalisen verkon ilmoitussähköpostit ja uutiskirjeet, joita et välitä, tulevat postilaatikossasi sekä varsinaiset tärkeät sähköpostisi.
Tämä on hyvä - sen sijaan, että pelkäsit vain sähköposteja, joita et halua nähdä maton alla, sinun pitäisi estää heitä saapumasta kokonaan.
Tarkastele sellaisten sähköposteja, joita et halua nähdä. Yleisimpiä käyttämättömiä sähköposteja ovat Facebook ja Google+ -ilmoitukset, mainospalvelut ja uutiskirjeet, jotka olet vahingossa allekirjoittanut. Aina, kun et halua nähdä saapuvia sähköpostiviestejä, avaa se ja käytä Unsubscribe -linkkiä - näet nämä yleensä sähköpostin alareunassa - poista tilaus sähköpostista ja estä se saapumasta tulevaisuuteen.
(Huomaa, että et halua käyttää Unsubscribe-linkkiä, jos sähköposti on oikeastaan roskapostia, sillä roskapostittaja ottaa tämän merkkinä, että joku luki sähköpostia ja lähettää enemmän roskapostia. Klikkaa Roskaposti-painiketta, jos se on todellinen roskapostiviesti ja napsauta Unsubscribe, jos se on laillinen organisaatio.)
Lähetä hyödytön sähköpostiviestejä Et voi päästä irti verkosta
Yhdysvaltain lain (erityisesti CAN-SPAM-laki) mukaan on tosiasiassa lainvastaista, että yritys ei tarjoa tilauslinkkiä sähköpostiviesteissään, joten voit poistaa käytöstä tulevat sähköpostit. Jotkut yritykset eivät ole kuitenkaan saaneet muistetta tai eivät ole huolissasi. Sen sijaan, että ryhtyisitte oikeudellisiin toimiin poistettaessa sähköpostiosoitteita, voit luoda suodattimen, joka lähettää kaikki tulevat sähköpostit roskakseesi, jossa sinun ei tarvitse nähdä niitä.
Kun käsittelet tällaista sähköpostia Gmailissa, avaa se napsauttamalla Lisää-linkkiä ja valitsemalla Suodata tällaiset viestit. Viritä suodatin estääksesi sähköpostiviestit - esimerkiksi jos et koskaan halua saada muita lähettäjältä tulevia sähköposteja, voit suodattaa niiden sähköpostiosoitteen perusteella. Käytä suodattimesi lähettämään kaikki tällaiset sähköpostit roskakoriin.
Arkistoi sähköpostit, joita et halua nähdä
Jotkut sähköpostit ovat tärkeitä, mutta et ehkä halua nähdä niitä missään tapauksessa. Esimerkiksi verkkokaupat voivat lähettää sinulle vahvistuskuitin aina, kun ostat heiltä jotain. On hyvä saada tällaisia kuitteja vain siinä tapauksessa, että tarvitset niitä, mutta jos usein ostat tuotteita ja et halua koskaan nähdä tällaisia sähköposteja, voit ehkä estää ne pääsemästä postilaatikkoosi ensiksi.
Tämä koskee monenlaisia sähköposteja - esimerkiksi PayPal lähettää sinulle "Siirrämme rahaa pankkiisi" -sähköpostiviestiin joka kerta, kun nostat rahaa. Voit haluta tämän sähköpostiviestin tietojasi varten, mutta et halua nähdä sitä postilaatikossasi.
Jos arkistoidaan automaattisesti sellaiset sähköpostit, kun ne tulevat, voit tehdä tämän prosessin autopilotiksi. Avaa vain tällainen sähköposti, osoita Gmailin Lisää-painiketta ja valitse Suodata viestit, kuten nämä. Viritä suodatin kattamaan vastaanottavat sähköpostit - luultavasti perustuen aiheeseen, jos se on aina sama. Kerro Gmailille, että arkistoi sähköpostit automaattisesti ja merkitä ne lukemaan, jotta ne eivät häiritse sinua.
Gmail voi myös ottaa niille automaattisesti etiketin, kuten "automaattisesti arkistoidut" tai tarkemman merkinnän. Näin voit nopeasti löytää sähköpostit tulevaisuudessa, jos tarvitset niitä.
Aseta automaattiset tarrat
Jos olet seurannut tätä prosessia, olisit voinut vähentää saapuvien sähköpostiviestien määrää. Nyt voimme auttaa lajittelemaan sähköpostiviestejäsi, joista pidät huolta.
Tämä osa on valinnainen, mutta se voi auttaa, jos saat paljon sähköpostia - erityisesti eri tarkoituksiin. Voit esimerkiksi yhdistää useita Gmail-tilejä yhdeksi postilaatikoksi ja saada kaikki henkilökohtaiset ja työsi sähköpostit samaan paikkaan.
Yritä luoda suodattimia, jotka lajittelevat automaattisesti saapuvat sähköpostisi tiettyihin tarroihin. Voit esimerkiksi saada Pankilta sähköposteja automaattisesti saamaan pankkitunnuksen. Sinulla voisi olla henkilökohtaiset sähköpostit saada "henkilökohtainen" etiketti ja työ sähköpostiin saada "työ" -merkki. Ostettujen tuotteiden kuitit saattavat saada tunnuksen "Receipts". Sinun ei tarvitse tehdä tätä osaa manuaalisesti - asenna Gmail vain niin, että se lajittelee sähköpostisi automaattisesti luokkiin.
Värikoodit kaikki nämä tarrat ja voit saada sähköpostiasi asiakkaasi luokittelemaan automaattisesti sähköposteja ja näyttämään yhdellä silmäyksellä, mistä he ovat. Jos haluat värikoodata etiketin Gmailissa, napsauta vasemmanpuoleisessa ruudussa olevaa väriruutua ja valitse uusi väri.
Jos on olemassa tiettyjä sähköpostiviestejä, jotka haluat korostaa - ehkä sähköpostiviestejä pomo tai puolisolta - voit määrittää suodattimen, joka automaattisesti lähettää viestit lähettäjältä, kun he saapuvat. Voit valita Gmailin postilaatikon asetuksista "Tähtipainettu ensimmäinen" -kansiotyyppi, joten tällaiset tärkeät sähköpostit nousevat automaattisesti postilaatikon yläreunaan. Tämä tapahtuisi täsmälleen sen mukaan, miten määrität Gmailin - sinun ei tarvitse taistella saapuvien postilaatikkojärjestelmien kanssa ja yrittää opettaa Gmailiin, mikä on tosiasiallisesti tärkeää.
Tämä ei ole set-it-and-unohda-prosessi. Varmista, että sähköpostiosoitteen purkamisen jälkeen tai suodattimen luomisen jälkeen sähköpostiasiakkaasi toimii jatkossakin kaikissa saapuvissa sähköposteissa - mutta tulevat aina uudenlaisia sähköposteja. Sinun on ryhdyttävä toimiin tilauksen peruuttamiseksi ja suodattamiseksi oikein, estämällä sähköpostiasi sähköpostiisi uudelleenorganisoinnista.
Sähköpostirobotit yrittävät automatisoida tätä prosessia. He yrittävät piilottaa automaattisesti sellaisia sähköposteja, joita et halua nähdä, korostaa tärkeitä ja luokitella sähköpostiisi sinulle. Mutta hieman enemmän edistyksellistä työtä, voit asettaa sähköpostiasi postilaatikon toimimaan täsmälleen, miten haluat sen, eliminoimalla kaikkien näiden haasteiden tarve.
