Käytä Gmailia tehtäväluettelona

2024 Kirjoittaja: Geoffrey Carr | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 10:56

Tämän päivän opetusta varten aiomme tarkastella, miten Gmailia käytetään tehtäväluettelona. Gmail integroi yksinkertaisen tehtävälistan tiliisi. Google-tehtävien avulla voit luoda luettelot kohteista, asettaa päivämäärät ja lisätä muistiinpanoja. Voit myös luoda tehtäviä suoraan Gmail-viesteistä.

Koulun navigointi

Gmailin tuntemus
Mobiilisovellus, postien ja keskustelujen kokoaminen
Saapuneet-kansioiden hallinta ja tarrat
Postisuodattimet ja Star-järjestelmä
Liitteet, allekirjoitukset ja turvallisuus
Kutsut ja loma-vastaajat
Käytä Gmailia tehtäväluettelona
Useita tilejä, näppäinoikoteitä ja kauko-merkintää
Käytä Gmail-tilisi muiden tilien käyttöön
Power Tips ja Gmail Labs

Lisää tehtävä

Jos haluat lisätä tehtävän Gmail-tilillesi käyttämällä Google-tehtäviä, napsauta Gmail-ikkunan vasemmassa yläkulmassa olevaa "Mail" -valikon alaosaa ja valitse Tehtävät.

Tehtävät-ikkuna näkyy Gmail-ikkunan oikeassa alakulmassa. Huomaa, että kohdistin vilkkuu ensimmäisessä aihiotyössä. Jos kohdistin ei vilku ensimmäisessä tyhjänä tehtävään, siirrä hiirtä sen päälle ja napsauta sitä.

Kirjoita sitten suoraan ensimmäiseen tyhjään tehtävään.

Kun olet lisännyt tehtävän, voit luoda lisää tehtäviä napsauttamalla plus-kuvaketta. Painamalla paluuta tehtävän syöttämisen jälkeen luodaan myös uusi tehtävä suoraan sen alapuolelle.

Luo tehtävä sähköpostista

Voit myös helposti luoda tehtävän sähköpostista. Valitse sähköposti, jonka haluat lisätä tehtäväksi. Napsauta Lisää-toimintopainiketta ja valitse avattavasta valikosta Lisää tehtäviin.

Gmail lisää automaattisesti uuden tehtävän sähköpostiviestin otsikkorivillä. Tähän tehtävään lisätään myös linkki "Liittyvät sähköpostit". Napsauttamalla linkkiä avaa sähköpostiosoite Tehtävät-ikkunan takana.

Voit myös lisätä tehtävään lisättävää tekstiä tai muuttaa Gmailin tekstinsyöttöä yksinkertaisesti klikkaamalla tehtävää ja kirjoittamalla tai korostamalla tekstiä ja korvaamalla se.

Huomaa, että Tehtävät-ikkuna on avoinna myös selaamalla sähköpostiosoitteesi taustalla. Sulje se painamalla "Tehtävät" -ikkunan oikeassa yläkulmassa olevaa "X" -painiketta.

Tasojen uudelleenjärjestäminen

Tehtävät voidaan helposti järjestää uudelleen. Siirrä hiirtä hiiren vasemmalla puolella olevaan tehtävään, kunnes näet pisteviivan.

Napsauta ja vedä raja ylös tai alas siirtääksesi tehtävän toiseen paikkaan luettelossa.

Lisää tehtävät Tehtäväluettelosi keskelle

Voit myös tilata tehtäviisi lisäämällä uusia tehtäviä listan keskelle. Jos asetat kohdistimen tehtävän loppuun ja painat Enter-näppäintä, uusi tehtävä lisätään kyseisen tehtävän jälkeen. Jos painat "Enter" kohdistimella tehtävän alussa, uusi tehtävä lisätään ennen tehtävää.

Luo subtaskit

Jos jollakin tehtävästänne on subtasksia, voit helposti lisätä nämä alitasot tehtävään. Lisää tehtävän alaotsikko ja paina sitten "Tab" sen sisennyttämiseksi. Siirrä tehtävä vasemmalle kääntämällä "Vaihto + Tab".

Lisää tietoja tehtäviin

Joskus saatat haluta lisätä muistiinpanoja tai yksityiskohtia tehtävään tekemättä subtasksia. Voit tehdä tämän siirtämällä hiiren tehtävän päälle, kunnes nuoli näkyy tehtävän oikealla puolella. Napsauta nuolta.

Näyttöön tulee ikkuna, jonka avulla voit valita tehtävän eräpäivän ja kirjoittaa muistiinpanoja. Valitse eräpäivä, klikkaa "Eräpäivä" -ruutu.

Kalenteri näkyy. Napsauta päivämäärää määrittääksesi tehtävän eräpäivä. Siirrä kuukausia nuolien vieressä oleviin nuoliin.

Päivämäärä lisätään "Eräpäivämäärä" -ruutuun. Jos haluat lisätä tehtävään liittyviä muistiinpanoja, kirjoita ne muokkausruutuun, jonka alapuolella on "Eräpäivä" -ruutu. Kun olet valmis, napsauta "Takaisin luetteloon".

Huomautus ja eräpäivä näkyvät tehtävässä linkkeinä. Jommankumman linkin napsautuksella voit muokata tehtävän osaa.

Pienennä Tehtävät-ikkuna

Kun siirrät hiirtä Tehtävät-ikkunan otsikkorivin päälle, siitä tulee käsi. Napsauttamalla otsikkopalkkia pienennät "Tehtävät" -ikkunan.

Napsauttamalla otsikkopalkkia uudelleen avautuu "Tehtävät" -ikkuna.

Nimeä tehtävä luettelo uudelleen

Tehtäväluettelosi on oletusarvoisesti nimetty Gmail-tilisi nimellä. Voit kuitenkin muuttaa tätä. Esimerkiksi, ehkä haluat erillisiä tehtäväluetteloita työstä ja henkilökohtaisesta.

Tehtäväluettelon nimeämiseksi napsauta "Tehtävät" -ikkunan oikeassa alakulmassa olevaa "Vaihda lista" -kuvaketta ja valitse ponnahdusvalikosta "Nimeä luettelo".

Kirjoita uusi nimi nykyiseen tehtäväluetteloon muokattavan valintaikkunan Muokkaa nimeä. Napsauta "OK".

Uusi nimi näkyy Tehtävät-ikkunan otsikkorivillä.

Tulosta tai lähetä tehtäväluettelo

Voit tulostaa tehtäväluettelon napsauttamalla "Toimet" ja valitsemalla ponnahdusvalikosta "Tulosta tehtäväluettelo".

Voit lähettää sähköpostilistalle itsellesi tai muulle henkilölle tehtävän tehtäväluettelon käyttämällä "Toiminnot" -ponnahdusvalikosta "Sähköpostitoimintojen luettelo" -vaihtoehtoa.

Luo ylimääräisiä tehtäväluetteloita

Nyt kun olet nimittänyt alkuperäisen tehtävälistan, voit lisätä toisen toiseen käyttöön, kuten henkilökohtaisiin tehtäviin. Voit tehdä tämän napsauttamalla uudelleen "Switch list" -kuvaketta ja valitsemalla ponnahdusvalikosta "New list".

Anna uuden luettelon nimi ikkunassa "Luo uusi luettelo nimeltä" muokkaa valintaruutu ja valitse sitten OK.

Uusi luettelo luodaan ja Gmail siirtyy automaattisesti uuteen luetteloon Tehtävät-ikkunassa.

Vaihda eri tehtäväluetteloon

Voit siirtyä toiseen tehtäväluetteloon napsauttamalla "Vaihda lista" -kuvaketta ja valitsemalla haluamasi luettelon nimi ponnahdusvalikosta.

Tarkista tehtävien suorittaminen

Kun olet tehnyt tehtävän, voit tarkistaa sen, mikä osoittaa, että olet suorittanut sen. Jos haluat tarkistaa tehtävän, valitse tehtävä vasemmalla puolella oleva valintaruutu. Valintaruudun näyttö ja tehtävä ylitetään.

Poista valmiit tehtävät

Jos haluat tyhjentää tai piilottaa täytettyjä tehtäviä tehtäväluettelosta, valitse Tehtävät-ikkunan alareunasta Toiminnot ja valitse ponnahdusvalikosta Tyhjennä valmiit tehtävät.

Valmis tehtävä poistetaan luettelosta ja oletusarvoisesti lisätään uusi tyhjä tehtävä.

Näytä piilotetut tehtävät

Kun poistat tehtävät tehtäväluettelosta, niitä ei ole täydennetty. Ne ovat yksinkertaisesti piilotettuja. Voit tarkastella piilotettuja, valmiita tehtäviä napsauttamalla Toiminnot ja valitsemalla ponnahdusvalikosta Näytä valmiit tehtävät.

Valitun tehtäväluettelon valmiit tehtävät näytetään päivämäärän mukaan.

Poista tehtävä

Voit poistaa luotuja tehtäviä, olivatpa ne merkitty valmiiksi tai eivät.

Voit poistaa tehtävän napsauttamalla tehtävän tekstin kohdistinta sen valitsemiseksi ja napsauttamalla "Tehtävät" -ikkunan alaosassa olevaa "Roskakori" -kuvaketta.

HUOMAUTUS: Tehtävien poistaminen tapahtuu välittömästi Tehtävät-ikkunassa. Google kuitenkin sanoo, että jäljellä olevat kopiot voivat kestää jopa 30 päivää niiden palvelimilta poistettaviksi.

Näytä luettelosi pop-out-ikkunassa

Voit tarkastella tehtäviäsi erillisessä ikkunassa, jota voit liikkua. Jos sinulla on tarpeeksi suuri näyttö, tämä on hyödyllinen, jotta voit nähdä koko Gmail-ikkunan ilman, että se on estetty Tehtävät-ikkunassa.

Jos haluat tehdä erillisen "Tehtävät" -ikkunan, napsauta Tasot-ikkunan yläosassa olevaa Pop-out-nuolta.

Tehtävät -ikkuna tulee erillinen ikkuna selainikkunasta. Kaikki samat valikot ja vaihtoehdot ovat käytettävissä, mukaan lukien "Pop-in" -painike, jonka avulla voit palauttaa Tehtävät-ikkunan selainikkunan oikeaan alakulmaan.

Tulossa seuraavaksi …

Joten tämä on kaikkea mitä ikinä haluat tietää Gmailin tehtävistä. Se on melko kattavaa, tiedämme, mutta pystymme käyttämään Gmailia seuraamaan tehtäviesi on melko kauheaa, joten halusimme antaa sille ansaitsemansa huomion.

Seuraavassa How-To Geek -koulun oppitunnissa keskitymme Google Hangouts -palveluun, jonka avulla voit keskustella välittömästi muiden Gmail-käyttäjien kanssa. kuinka hallita useita Gmail-tilejä; ja Gmailin käyttäminen pikanäppäimillä.